Wat is een ERP-systeem?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het klinkt misschien ingewikkeld, maar in feite is een ERP-systeem een centrale plek waar al je bedrijfsprocessen samenkomen. Denk aan je boekhouding, voorraadbeheer, inkoop, verkoop en productie. In plaats van verschillende programma's voor elke taak te gebruiken, breng je al deze processen onder in één systeem. Hierdoor heb je altijd de meest actuele informatie bij de hand, omdat alle afdelingen met dezelfde gegevens werken.
Waarom zou je een ERP-systeem gebruiken?
Je wilt als bedrijf natuurlijk zo efficiënt mogelijk werken. Een ERP-systeem zorgt voor overzicht en controle. Wanneer je bijvoorbeeld een product verkoopt, verandert niet alleen je voorraad, maar moet ook je administratie en facturatie worden bijgewerkt. In een bedrijf zonder ERP-systeem betekent dit dat iemand op meerdere plekken gegevens moet invoeren. Dit vergroot de kans op fouten. Met een ERP-systeem gebeurt dit automatisch en werk je met real-time gegevens.
Hoe werkt een ERP-systeem?
Stel je voor dat je een winkel runt. Een klant plaatst een bestelling via de webshop. Wat gebeurt er daarna? Met een ERP-systeem wordt de bestelling direct doorgezet naar het magazijn. Tegelijkertijd wordt de voorraad bijgewerkt en weet de boekhouding dat er een factuur verstuurd moet worden. Zo communiceert het hele bedrijf met elkaar via één systeem, zonder dat er handmatige stappen nodig zijn.
Doordat alle data centraal worden opgeslagen, kunnen verschillende afdelingen eenvoudig samenwerken. De inkoopafdeling ziet bijvoorbeeld direct hoeveel voorraad er nog is en kan op tijd nieuwe bestellingen plaatsen. Ook voor de salesafdeling is het handig, want zij kunnen snel zien welke producten beschikbaar zijn en hoe ze presteren. Dit geeft niet alleen meer inzicht, maar ook meer grip op de bedrijfsvoering.
Voordelen van een ERP-systeem
- Tijdwinst. Omdat alles automatisch wordt verwerkt, hoef je niet langer handmatig gegevens in te voeren in verschillende systemen. Dit betekent ook dat je minder kans hebt op fouten.
- Beter overzicht. Omdat je altijd actuele informatie hebt over je bedrijfsprocessen. Of je nu wil weten hoeveel producten er op voorraad zijn, wat je kosten zijn of welke facturen nog openstaan, je hebt alle data in één systeem.
- Schaalbaar. Dit betekent dat het systeem meegroeit met je bedrijf. Of je nu een klein bedrijf bent of een grote organisatie, een ERP-systeem kan op maat worden ingericht. Je voegt eenvoudig nieuwe functies toe als je bedrijf groeit.